3. Actividad formativa

Análisis de la administración del flujo de efectivo

Ante cualquier  análisis y valoración del capital de trabajo o fondo de maniobra, es importante que en la organización se tenga plena claridad de su contenido conceptual, que es lo que propiciará una eficiente evaluación, independientemente de los componentes que se analicen.
Según Gitman "…capital de trabajo es la diferencia entre los activos y pasivos circulantes de una empresa. Un capital de trabajo negativo sitúa a la empresa en una situación financiera muy peligrosa…” 2.
Weston y Brigham refiriéndose a este aspecto plantean: “…que el capital de trabajo representa la inversión de la empresa en activos a corto plazo menos efectivo, valores negociables, inventarios y cuentas por cobrar…”3 , en otras palabras, es el volumen de recursos financieros propios que normalmente habrá  que poseer  materializados en inversiones circulantes para que el ciclo corto pueda desarrollarse sin problemas.
Es frecuente en la literatura especializada el criterio de que las decisiones a corto plazo que se refieren a: ¿Qué cantidad de materia           prima  debe pedirse?, ¿A cuánto asciende el crédito que   puede ser extendido a       los consumidores? y por último ¿Cuál es el nivel razonable de efectivo a mantener en caja o en banco para pagar?, se relacionan unas con otras y repercuten directamente en la situación de caja de la empresa,  pues,  finalmente, las facturas son pagadas en efectivo, por lo que la búsqueda de liquidez para satisfacer los compromisos  es de vital importancia para garantizar la supervivencia del negocio, dado el riesgo de caer en  una situación de insolvencia, es por ello que es de suma importancia la administración  del efectivo,  ya que tiene como uno de sus principales objetivos provocar de manera directa o indirecta un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar las operaciones, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar los pasivos a su vencimiento y en general, lograr un rendimiento satisfactorio para la empresa.
A partir de estos elementos es que se le plantea a la Empresa de Comercio y Gastronomía de Jiguaní una guía mediante la cual pueden resarcir esta situación que se ha identificado, mediante la aplicación de conocimientos adquiridos en nuestra formación durante los años de estudio, fundamentalmente en las disciplinas propias del ejercicio de la profesión como Contabilidad, Finanzas, Costo y Auditoria.  

En cuanto al campo que abarca la administración del efectivo la generalidad de los especialistas coincide, aunque algunos no enmarcan dentro del mismo el problema de la planeación de los flujos de caja, que es una parte medular de la regulación y control de las necesidades de efectivo. Este tipo de activo circulante que mide la disponibilidad específica de la entidad, requiere atención especial y por supuesto su influencia dentro del capital de trabajo, máxime en esta entidad que posee características específicas en cuanto a su movimiento, lo que significa que su correcta gestión es de vital importancia para la empresa.
El objetivo de la administración del efectivo consiste en tratar de lograr mantener el mínimo de efectivo para garantizar las operaciones corrientes de la empresa, al  respecto establece Stephen y  Ross “…el objetivo básico de la administración del efectivo es mantener la inversión de efectivo tan baja como sea posible, manteniéndose en operación las actividades de la firma eficientemente y con eficacia…”4 .
Este autor, plantea también que “…la administración del efectivo incluye tres aspectos fundamentales: 1) la determinación de la necesidad óptima de efectivo, 2) la recolección y desembolsos de efectivo de forma eficiente y 3) la inversión del exceso de efectivo…” 5.
Además, los aspectos fundamentales por lo cual la Empresa de Comercio Gastronomía de Jiguaní debe de realizar una correcta gestión del efectivo se fundamentan en lo siguiente: la determinación del saldo óptimo de efectivo, la ejecución de cobros y pagos de efectivo de manera eficiente y la inversión de los excesos de efectivo, así como la financiación de los déficit resultante de su operatividad.
Por lo general las literaturas que abordan la administración del efectivo, aparecen modelos matemáticos para su gestión, los cuales se utilizan indistintamente, depende de la percepción de la entidad en ese momento, si necesita optimizar el efectivo o simplemente determinar el saldo óptimo en caja, siendo los más comunes:

• Modelo Baumol.
• Modelo Millar – Orr.
• Modelo propuesto por Lawrence Gitman.

A continuación se describen las particularidades de cada uno de ellos, lo cual es importante para poder identificarlos. 
Modelo Baumol.
Este modelo fue elaborado por William Baumol y publicado en noviembre de 1952 en su trabajo: “The Transsactions demand for cash: an inventory theoretic approach”, y constituye una adaptación a la administración del efectivo del modelo de inventario creado por Harris y Wilson.
Este modelo se sustenta en condiciones de previsión perfecta o certidumbre lo que implica conocer todos los parámetros y el comportamiento de las variables. El modelo persigue determinar un modelo óptimo de pedido para mantener un saldo normal o activo que permita abastecer las necesidades conocidas del proceso económico, volumen que se determinará sobre la base de aquella cifra que reduzca al mínimo el costo total de aprovisionamiento (pedido) y almacenamiento (mantenimiento), cuyos valores son también conocidos de antemano.
William Baumol es considerado como la primera persona en proporcionar un modelo de gestión de efectivo, donde se incluyen los costos de oportunidad y los costos de transacciones o comerciales. Se considera costo de oportunidad el rendimiento que hubiera podido ganarse si el dinero que se mantiene en la cuenta de efectivo estuviera invertido en valores negociables.
Baumol, en su modelo parte de la hipótesis que sustenta el modelo de inventario; por lo que supone que la empresa tiene una demanda estable de efectivo durante un periodo de tiempo, el efectivo se obtiene mediante la venta de valores negociables u otra fuente de financiamiento ajena en una magnitud y la obtención de fondos para reaprovisionar, la tesorería ocurre cada vez que este llega a cero.
Modelo Millar – Orr.
Millar – Orr  analizaron como se debía gestionar la tesorería, si no se pueden predecir día a día las entradas y salidas de caja. Según estos autores los saldos de efectivo fluctúan al azar entre un límite inferior y otro superior, la mecánica del modelo es dejar oscilar el saldo de efectivo hasta que alcance el límite superior o inferior y cuando esto sucede, la empresa compra o vende títulos para volver al saldo deseado.
Para establecer los límites, Millar y Orr demostraron que estos dependen de tres factores: si la variabilidad diaria de los flujos de caja es grande o si el costo de comprar y vender títulos es alto entonces la empresa debiera establecer los límites de control muy separados, por el contrario, si el tipo de interés es alto, los límites debieran establecerse más próximos. La administración juega con el límite inferior dependiendo de cuanto riesgo de faltante en efectivo la empresa puede tolerar; puede ser cero o un margen mínimo de seguridad.
Al igual que en el modelo Baumol, depende del costo de transacción de la compra y venta de valores negociables y el costo de oportunidad de la tenencia de efectivo y como consecuencia, los costos de transacción por período son dependientes del número de transacciones en valores negociables durante el período, igualmente el costo de oportunidad de la tenencia de efectivo es una función del efectivo esperado por período, en este caso.
Asociados a la administración del efectivo existen costos que ofrecen información acerca de las implicaciones financieras del mantenimiento de un determinado monto de efectivo; estos son los costos relacionados con un faltante de efectivo, los relacionados con la conservación del efectivo inactivo y los costos de manejo y administración los cuales son utilizados por los modelos de Baumol y Miller-Orr.

Modelo propuesto por Lawrence Gitman.
Lawrence Gitman, cuando aborda este tema ha ofrecido sus consideraciones acerca de cómo determinar la cantidad mínima de efectivo que debe poseer una empresa para cumplir con sus obligaciones, aunque no optimiza, se considera que constituye un procedimiento que se acerca bastante a la realidad de la empresa cubana, es fácilmente calculable y en el gravitan todos los elementos que inciden en la administración del Capital de Trabajo. Es por ello que se necesita de tener los conocimientos esenciales para su eficiente aplicación.
Gitman, en este modelo incluye factores esenciales para le entidad objeto de estudio que inciden considerablemente en la liquidez a corto plazo, como por ejemplo: el ciclo de cobro y el ciclo de pago; además tiene en cuenta también el ciclo de caja, saldo promedio de caja (EMO), rotación de la caja, etc.
El ciclo operativo de la empresa se define como el tiempo que transcurre desde el momento en que la empresa introduce la materia prima y la mano de obra en el proceso de producción, (es decir, comienza a crear el inventario), hasta el momento en que cobra el efectivo por la venta del producto terminado que contiene estos insumos de producción.
El ciclo operativo toma en cuenta las dos siguientes determinantes de la liquidez:
1. Período de conversión de las cuentas por cobrar: mide el tiempo que transcurre para que la empresa pueda convertir en efectivo sus cuentas por cobrar. Este ciclo se mide por el período promedio de cobranza.
2. El período de conversión de los inventarios, que es un indicador del tiempo promedio que necesita una empresa para convertir sus inventarios acumulados de materia prima y para vender estos productos a los clientes. Este ciclo se mide por la antigüedad promedio de los inventarios

• Ciclo de pago: en el se tienen en cuenta la oportunidad de los flujos de salida. Los requerimientos de financiamiento de la empresa se ven influenciados por su capacidad de demorar los pagos al comprar materiales en plazos prolongados de crédito, o hacer el pago de mano de obra después que el trabajo ha sido realizado. Por tanto, la empresa debe esforzarse por administrar los flujos de entrada y salida de efectivo.

Los principales factores  de este método se determinan como sigue:

CE =

Plazo Promedio de Inventario

+

Plazo Promedio de Cobro

–

Plazo Promedio de Pago.

Donde:
CE =  Ciclo de caja o ciclo de conversión del efectivo.
RE = Rotación de caja
EMO = Efectivo Mínimo Requerido.
RE = días del período/ Ciclo de caja o ciclo de conversión del efectivo
                Desembolso Total       
EMO = ----------------------------- 
                  Rotación de  caja      
La evaluación realizada en cuanto a los modelos se llegó a la conclusión de que, los modelos de  Baumol y Miller tienen sus limitaciones, pues parten de supuestos, algunos están hechos sobre la base de operaciones con valores negociables y en la economía cubana no rige la política de compra venta de éstos. Es por ello que de los tres modelos de administración del efectivo expuestos anteriormente la autora considera que en la Empresa de Comercio y Gastronomía del municipio Jiguaní es factible aplicar el método de Lawrence Gitman, por ser este el que más se adapta a las condiciones concretas de la empresa, aunque no optimiza, constituye un procedimiento sencillo de aplicar y tiene como ventaja que en él se resumen los elementos que inciden en la administración del capital de trabajo.
Otro elemento que es importante en la administración del efectivo, son los costos asociados a la gestión del mismo, a continuación se detallan algunos de estos componentes. En este análisis se puede percibir aspectos de la disciplina de Contabilidad,  Costos y Finanzas específicamente.