3.3 Elaboración de un presupuesto

 

Elaboración del presupuesto

Estrategias para la reducción del efectivo requerido.    
Las empresas en su actividad corriente tienen la posibilidad de influir en la disminución de la necesidad de efectivo, conservando el mismo nivel de actividad y rentabilidad. Gitman y Weston son del criterio de que se puede incidir en los diferentes períodos que componen el ciclo operativo o de explotación.
Relacionado con éste se deriva el ciclo de efectivo (caja) o período de maduración, el cual se define anteriormente. De hecho, en la medida en que sea mayor la rotación, menor será la necesidad de efectivo, ya que este entra más rápidamente a la caja de la empresa.
Tanto Gitman, Weston y Ross sustentan la idea de que existen tres vías para la reducción del ciclo de caja y por consiguiente, del efectivo requerido para operar. El primero las expresa así: “…las estrategias básicas que debe utilizar la empresa en el manejo del efectivo son las siguientes:

• Cancelar las cuentas tan tarde como sea posible, sin deteriorar su reputación crediticia, pero aprovechar cualquier descuento favorable por pronto pago.
•  Rotar el inventario tan rápido como sea posible, evitando agotamiento de existencias que puedan ocasionar el cierre de la línea de producción o una pérdida de ventas.
• Cobrar las cuentas por cobrar tan rápidamente como sea posible sin perder ventas futuras. Los descuentos por pronto pago, si son justificables económicamente, pueden utilizarse para alcanzar este objetivo.

En la presente investigación se considera que estas alternativas son totalmente válidas en la concepción de la política propuesta. 
Paso 3.  Elaboración del Presupuesto de Efectivo.
Una vez identificados los argumentos teóricos generales relacionados con la administración del efectivo, entonces se le proponen la utilización de otras herramientas que ayudar a mejorar su gestión y de esta manera la eficiencia en el control del capital de trabajo.
Los modelos descritos anteriormente, representan un componente para la elaboración, pues a través de ellos se encuentra el efectivo requerido para las operaciones, y como se identificó deben de utilizar el elaborado por Gitman.
Todo esto le proporciona a la empresa herramientas para una correcta evaluación del sistema presupuestario. Deben de tener en cuenta que la planificación (planeación o presupuestación) es, ante todo, un proceso de creación de condiciones para maximizar los resultados de la empresa y garantizar el mantenimiento de una capacidad de pago adecuada en la situación que le imponga el mercado y la competencia.
La mayor parte de los especialistas como Gitman, Weston, William Baumol, Miller – Orr, Stephen, Ross y otros tienen el convencimiento de la importancia de la confección de este estado ya que en casi toda la literatura sobre el tema se avala su utilización. Este presupuesto de efectivo le muestra a la empresa de Comercio y Gastronomía las entradas y salidas de efectivos proyectadas de la empresa a lo largo de un período específico de tiempo,  puede ser construido sobre una base mensual, semanal o diaria.
A decir de Gitman, lo considera como “….el instrumento básico para predecir y coordinar los flujos de caja; su confección es relativamente sencilla si se cuenta con la información necesaria, precisamente su utilidad y objetividad está en el hecho de lograr que los insumos de información que requiere dicho estado sean confiables…” 6.
La autora considera que el instrumento final que mide la gestión financiera a corto plazo para la entidad a la cual se el propone el procedimiento, es precisamente el presupuesto de efectivo, ya que es el que nos garantiza conocer de antemano las situaciones del efectivo ya sea déficit o superávit en cada uno de los períodos de la gestión financiera; es por ello que en este trabajo se señala la necesidad de que la empresa de Comercio y Gastronomía de Jiguaní elabore el Presupuesto de Efectivo como base para una correcta administración del capital de trabajo y en específico del efectivo y las cuentas por cobrar.
A continuación se le presenta a la empresa como deben de elaborar dicho presupuesto y sea objetiva su confección, por la necesidad de su presentación es que se le proponen los elementos necesarios para que lo pueda desarrollar. En esta presentación se materializan conocimientos adquiridos fundamentalmente en la disciplina de Finanzas, recibidos en la Administración Financiera Operativa y de la disciplina de Costo, cuando se recibió el presupuesto maestro, que parte del presupuesto operativo y se sientan las bases para el financiero, que es donde se aplican estos conocimientos.
Una vez que la empresa lo ha elaborado, tendrá dentro del campo de la administración del efectivo, las regulaciones y control de las necesidades de efectivo. Para ellos, su confección es relativamente sencilla en la medida que se cuente con la información necesaria, precisamente su utilidad y objetividad está en el hecho de lograr que los insumos de información que requiere dicho estado sean confiables.
Elaboración del Estado de Flujo de Efectivo.
Una de esas técnicas es la que le permite determinar el comportamiento de las entradas y desembolsos de efectivo que ha tenido la empresa en un período determinado, específicamente en los flujos generados de las propias operaciones. Para ello se propone la elaboración del Flujo de Efectivo, el cual constituye hoy día, un estado financiero sumamente importante, pues está orientado por las normativas que rigen el funcionamiento del aparto contable. Para ello la empresa debe de conocer cuales son los argumentos que sustentan su elaboración. 
Para identificar su estructura, es importante que esta empresa evalúe en todo su conjunto, lo que en nuestro país armoniza la contabilidad. Para ello deben auxiliarse de la Resolución 235/06 del Ministerio de Finanzas y Precios, la cual establece las Normas Cubanas de Contabilidad. Dentro de esta resolución, específicamente la NCC No. 2, la cual lleva precisamente su nombre de Flujo de Efectivo.
Precisamente, esta norma establece que el mismo, provee información importante para la entidad y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado, como también un análisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales”7.
Para elaborar el mismo existen dos métodos, el directo y el indirecto, se le aconseja presentarlo utilizando el método  directo, ya que suministra información que puede ser útil en la estimación de los flujos de Efectivo futuros, la cual no está disponible utilizando el método indirecto.
Con el método directo, la información acerca de las principales categorías de cobros o pagos en términos brutos puede obtenerse mediante uno de los siguientes procedimientos:

• Utilizando los registros contables de la empresa, o
•  Ajustando las ventas y el costo de las ventas, así como otras partidas en el estado de resultado por: los cambios durante el ejercicio en los inventarios y en las partidas por  cobrar y por pagar derivadas de las actividades de operación;  otras partidas sin reflejo en el Efectivo; y  otras partidas cuyos efectos  monetarios se consideran flujo de Efectivo de inversión o financiamiento.

Este estado financiero le proporciona a la empresa de información confiable, este especifica el importe de efectivo neto provisto o usado por la empresa durante el ejercicio por sus actividades:8

1. De Operación.
2. De Inversión.
3. De Financiamiento.

a. Actividades Operativas: son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de una empresa, así como otras actividades que no pueden ser calificadas como de inversión o financiamiento. Estas actividades incluyen transacciones relacionadas con la adquisición, venta y entrega de bienes para venta, así como el suministro de servicios. Este constituye el más importante de los tres, pues el que refleja la operatividad de la entidad, el mismo debe ser positivo para reflejar una posición financiera saludable.
b. Actividades de Inversión: son las de adquisición y desapropiación de activos a largo plazo, así como otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo. Las actividades de inversión de una empresa incluyen transacciones relacionadas con préstamos de dinero y el cobro de estos últimos, la adquisición y venta de inversiones (tanto circulantes como no circulantes), así como la adquisición y venta de propiedad, planta y equipo.
c. Actividades de Financiación: son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición del capital en acciones y de los préstamos tomados por parte de la empresa. Las actividades de financiamiento de una empresa incluyen sus transacciones relacionadas con el aporte de recursos por parte de sus propietarios y de proporcionar tales recursos a cambio de un pago sobre una inversión, así como la obtención de dinero y otros recursos de acreedores y el pago de las cantidades tomadas en préstamo.
Una vez determinado los diferentes flujos identificados, se puede inferir que la entidad presenta en forma comprensible información sobre el manejo de efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad durante un período determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.
En la empresa es uno de los elementos que deben tener en cuenta para valorar la información que brinda el mismo, pues suministra a los usuarios de los Estados Financieros información para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como sus necesidades de liquidez; instrumentos necesarios para tomar decisiones económicas.
Además los usuarios podrán evaluar la capacidad que la entidad posee, así como las fechas en que se producen estos flujos y el grado de certidumbre relativa de la aparición de los mismos, de ahí que  la gestión del efectivo es una de las partes esenciales de la administración del capital de trabajo, pues al representar los activos más líquidos de la empresa proporcionan los medios para pagar las deudas en la medida que vencen.
Gitman en su obra plantea: “...estos activos líquidos ponen a disposición un colchón de fondos para cubrir erogaciones imprevistas y reducir en esta forma el riesgo de una crisis de liquidez...”9 ; teniendo en cuenta que finalmente los restantes activos circulantes se convierten en efectivo, éste es el denominador común al cual pueden reducirse todos los activos líquidos.